الأدوار والصلاحيات
لكل مستخدم دور واحد. الدور يحدد أمرين: ما يستطيع فعله (صلاحياته، مثل «تسجيل المدفوعات» أو «توزيع العملاء») والسجلات التي يراها (سجلاته، أو سجلات فريقه، أو كل سجلات الشركة). في Excelia CRM سبعة أدوار أساسية، ويمكن لمسؤول الشركة إنشاء أدوار خاصة. تشرح هذه الصفحة الأدوار بكلام بسيط، لتعرف لماذا يرى زميلك صفحة لا تراها، وليختار المسؤول الدور المناسب لكل شخص.
السجلات التي تراها
| السجلات التي يرونها | المعنى |
|---|---|
| الخاصة بهم | عملاؤهم المحتملون وصفقاتهم وعملاؤهم (عملاء صفقاتهم)، بالإضافة إلى مجمّع العملاء. |
| الخاصة بفريقهم | سجلاتهم وسجلات أعضاء فريقهم، بالإضافة إلى مجمّع العملاء. |
| الكل | كل سجلات الشركة. |
القاعدة نفسها تسري في كل مكان: القوائم والبحث وقمع المبيعات والتقارير والتصدير. فمثلاً تقارير مندوب المبيعات تحسب عملاءه وصفقاته فقط.
الأدوار الأساسية
| الدور | العمل المعتاد | السجلات التي يراها |
|---|---|---|
| المدير العام | كل شيء في الشركة. هو الدور الوحيد الذي يستطيع إضافة أو تعديل مديرين عامين آخرين، والوحيد الذي يستطيع اتخاذ القرار في طلبات الموافقة الخاصة به. | الكل |
| مدير الشركة | كل شيء: إعدادات الشركة، المستخدمون والفرق والأدوار، التكاملات، البريد، الاستيراد، الخصوصية وسجل التدقيق، بالإضافة إلى كل أعمال المبيعات والمالية. | الكل |
| مدير المبيعات | يوزّع العملاء ويستوردهم ويصدّرهم؛ يتابع كل الحجوزات المؤقتة و EOI والصفقات والعقود؛ يعدّل المشروعات والوحدات والأسعار؛ يتخذ قرارات الموافقة؛ يعفي من الأقساط؛ يعتمد العمولات؛ يحدد الأهداف وقواعد التوزيع والوسطاء والإنفاق الإعلاني؛ ويرى كل التقارير. لا يسجّل المدفوعات ولا يعدّل إعدادات الشركة والمستخدمين. | الكل |
| قائد فريق | يعمل على العملاء مثل المندوب ويوزّعهم أيضاً؛ يتابع حجوزات فريقه و EOI وصفقاته؛ يصدّر العملاء والصفقات؛ يرى تقارير المبيعات والقمع وبيانات تواصل زملائه. لا ينشئ العقود ولا يعدّل المخزون. | الخاصة بفريقه |
| مندوب مبيعات | يعمل على عملائه ويستلم عملاء جدداً من المجمّع؛ يسجّل المكالمات والمتابعات؛ يحجز الوحدات حجزاً مؤقتاً ويسجّل EOI وينشئ الحجوزات؛ يطلب الإلغاء أو التعديل؛ يعرض وحدات إعادة البيع؛ يتابع أقساط صفقاته وعمولاته. لا يستطيع التصدير. | الخاصة به |
| المالية | تسجّل المدفوعات والشيكات والرسوم والاستردادات؛ تعفي من الأقساط؛ تتابع العقود والتسليم والفسخ وإعادة الجدولة؛ تعتمد العمولات؛ وترى تقارير التحصيل والمبيعات. لا ترى العملاء المحتملين. | الكل |
| التسويق | يضيف العملاء المحتملين ويستوردهم ويصدّرهم؛ يُدخل الإنفاق الإعلاني ويتابع المصادر والحملات؛ يرى تكاملات العملاء؛ يرى تقارير التسويق والمبيعات والقمع. لا يرى الصفقات ولا العملاء ولا الموافقات. | الكل |
صفحات متاحة للجميع
لوحة التحكم والوحدات والمخزون العقاري والعمولات (عمولاتك فقط؛ وعمولات الجميع للمسؤولين ومدير المبيعات والمالية) والملف الشخصي متاحة لكل الأدوار. أما المهام والتقويم فلأدوار المبيعات والمالية.
الموافقات والأدوار
- من يتخذ القرار في كل طلب يُحدَّد في مسارات الموافقة الخاصة بشركتك (الإعدادات ← الموافقات)، حسب الدور.
- يستطيع مندوب المبيعات والتسويق تقديم الطلبات لكن لا يتخذان القرار فيها أبداً.
- لا أحد يتخذ القرار في طلبه الشخصي، إلا المدير العام.
- يمكن تفويض الموافقات (مثلاً أثناء الإجازة) فقط إلى مدير أو قائد فريق أو المالية أو مسؤول.
راجع الموافقات.
حماية البيانات الشخصية
- أرقام الهوية والجواز. لا يراها كاملة إلا المدير العام ومدير الشركة والمالية (أو دور خاص لديه صلاحية رؤية أرقام الهوية والجواز كاملة). يرى الباقون نقاطاً وآخر 4 أرقام فقط في كل الصفحات، ولا تظهر الأرقام في ملفات Excel التي يصدّرونها.
- أرقام الهواتف والبريد في ملفات Excel. لا تظهر هذه الأعمدة في التصدير إلا للمدير العام ومدير الشركة ومدير المبيعات (أو دور خاص لديه صلاحية تضمين أرقام الهواتف في ملفات Excel). من لا يملك الصلاحية يستطيع التصدير لكن بدون أعمدة التواصل.
- بيانات تواصل الزملاء. يرى المديرون وقادة الفرق هواتف زملائهم وبريدهم.
أدوار الشركة الخاصة
عندما لا تناسبك الأدوار الأساسية، يستطيع مسؤول الشركة إنشاء أدوار خاصة من الإعدادات ← الأدوار: مثلاً «مندوب أول» يستطيع أيضاً تصدير العملاء، أو «مسؤول تحصيل» يسجّل المدفوعات دون اعتماد العمولات.
لإضافة دور:
- افتح الإعدادات ← الأدوار واضغط إضافة دور.
- أدخل الاسم (عربي) والاسم (إنجليزي).
- اختر يُعامل كـ: الدور الأساسي الذي يحل محله هذا الدور في خطوات الموافقة والإشعارات وتوزيع العملاء وقيادة الفرق. فمثلاً لا يستلم العملاء من التوزيع التلقائي إلا من يُعامَل كـ مندوب مبيعات.
- يمكنك اختيار ابدأ من لنسخ صلاحيات وسجلات دور أساسي، ثم التعديل عليها.
- اختر السجلات التي يرونها: الخاصة بهم أو الخاصة بفريقهم أو الكل.
- علّم على الصلاحيات، وهي مقسّمة حسب المجال (العملاء المحتملون والمهام، العملاء، المخزون، المبيعات، المالية، الموافقات، التقارير، الإعدادات والمستخدمون).
- اضغط حفظ.
بعدها أعطِ الدور للأشخاص من الإعدادات ← المستخدمون. راجع المستخدمون والأدوار.
معلومات عن أدوار الشركة
- تغييرات صلاحيات الدور تُطبَّق فوراً على كل من يحمله.
- يمكنك فقط منح صلاحيات تملكها أنت.
- لا يمكن حذف دور ما زال بعض المستخدمين يحملونه: أعطهم دوراً آخر أولاً. ويمكنك أيضاً إيقاف الدور.
معلومات مفيدة
- إذا لم تجد صفحة أو زراً أو سجلاً، فالسبب غالباً هو الدور. اسأل مسؤول الشركة بدلاً من مشاركة الحسابات.
- يظهر دورك تحت اسمك في الشريط العلوي وفي ملفك الشخصي.
- تغييرات الصلاحيات تُطبَّق فوراً.
- يمكن لشركتك أن تشترط التحقق بخطوتين لبعض الأدوار (راجع تسجيل الدخول والأمان).