توزيع العملاء المحتملين

يستطيع Excelia CRM توزيع العملاء المحتملين الجدد على مندوبي المبيعات تلقائياً وبالدور، فلا يحتاج أحد للجلوس وتوزيعهم يدوياً. قواعد التوزيع تحدد أي المندوبين يتناوبون على أي العملاء (مثلاً عملاء مشروع معين يذهبون إلى فريق معين). وتضمن المؤقتات ألا يُترك عميل منتظراً: يصل تنبيه للفريق إذا لم يتم الاتصال بالعميل الجديد في الوقت المحدد، وينتقل العميل إلى مندوب آخر بعد عدد من الساعات، ويعود العميل الذي لا يعمل عليه أحد إلى المجمع المشترك. يدير مدير الشركة ومدير المبيعات القواعد، ويضبط مدير الشركة المؤقتات.

كيف يُسند العميل إلى مندوب

عندما يحتاج عميل جديد إلى مندوب، يقوم النظام بما يلي:

1. يفحص القواعد النشطة حسب الأولوية (الرقم الأقل أولاً)، ويأخذ أول قاعدة تنطبق على العميل.
2. يأخذ مندوبي هذه القاعدة: المندوبين المختارين فيها، وإلا فكل مندوبي الفريق المحدد في القاعدة. وإذا لم تنطبق أي قاعدة يتناوب كل مندوبي المبيعات.
3. يستبعد غير النشطين، وغير المتاحين (في إجازة)، ومن وصل إلى الحد الأقصى للعملاء المفتوحين.
4. يفضّل المندوبين الذين يتحدثون لغة العميل (انظر "لغات العملاء" أدناه).
5. يسند العميل إلى المندوب الذي استلم آخر عميل منذ أطول وقت. وإذا تساوى اثنان يذهب العميل لصاحب العدد الأقل من العملاء المفتوحين.

إذا لم يتبقَّ أي مندوب يذهب العميل إلى المجمع، ويستطيع أي مندوب استلامه من هناك.

ويصل للمندوب إشعار (وبريد إلكتروني) بالعميل الجديد.

مندوبو المبيعات فقط يستلمون العملاء

التوزيع التلقائي يسند العملاء فقط لمن دورهم مندوب مبيعات. ويظل ممكناً إسناد عملاء يدوياً لقادة الفرق والمديرين.

متى يتم التوزيع

• العملاء القادمون من قنواتك (فورم ميتا، وموقعك الإلكتروني، والـ API وباقي التكاملات) يُوزَّعون تلقائياً إذا كان توزيع العملاء الجدد تلقائياً مفعّلاً. وإذا كان متوقفاً يذهبون إلى المجمع. وإذا كانت القناة تحدد مندوباً بعينه يذهب العميل إليه مباشرة.
• العملاء المضافون يدوياً: العميل الجديد الذي يضيفه المندوب يبقى معه. ويستطيع المدير اختيار المسؤول عن العميل في النموذج، وإذا تركه فارغاً يُوزَّع العميل حسب القواعد.
• العميل الذي يتواصل مرة أخرى بنفس رقم الهاتف لا يُضاف مرتين، وإذا لم يكن له مندوب في هذه اللحظة يتم توزيعه.
• إعادة تعيين العملاء الذين لم يتم التواصل معهم (انظر المؤقتات أدناه) تتبع نفس القواعد، مع استبعاد المندوب الذي كان معه العميل.

إضافة قاعدة توزيع

1. افتح الإعدادات ← توزيع العملاء.
2. اضغط إضافة.
3. املأ الحقول:
   • الاسم: مثل "مشروع القاهرة الجديدة".
   • الأولوية: القواعد ذات الرقم الأقل تُفحص أولاً.
   • نشط: أوقفه لإيقاف القاعدة مؤقتاً.
   • ما تنطبق عليه القاعدة (اترك الحقل فارغاً ليشمل الكل):
     • المصدر: مثل إعلان ميتا (فورم) أو الموقع.
     • المشروع: المشروع الذي يهتم به العميل.
     • اللغة: رمز لغة العميل، مثل ar أو en.
     • الحملة: تنطبق إذا كان اسم حملة العميل يحتوي على هذا النص (بدون اعتبار للحروف الكبيرة والصغيرة). مثلاً "Spring" تنطبق على "Spring Launch 2026".
   • من يتناوب على العملاء:
     • الفريق: كل مندوبي المبيعات في هذا الفريق.
     • المندوبون (فارغ = كل الفريق / الكل): اختر مندوبين بأسمائهم. عند اختيار مندوبين لا يُستخدم الفريق.
4. اضغط حفظ.

يجب أن ينطبق العميل على كل حقل قمت بملئه. وتعرض القائمة لكل قاعدة المصدر والحملة وعدد المندوبين ("الكل" إذا كانت تستخدم الفريق كاملاً أو الجميع).

مثال

الأولوية	الاسم	تنطبق على	من يتناوب
1	حملة VIP	الحملة تحتوي على "VIP"	اثنان من كبار المندوبين
2	القاهرة الجديدة	المشروع: القاهرة الجديدة	الفريق أ
3	المتحدثون بالإنجليزية	اللغة: en	الفريق ب

العميل القادم من حملة "VIP Villas" يذهب لكبار المندوبين حتى لو كان مهتماً بالقاهرة الجديدة، لأن القاعدة 1 تُفحص أولاً. والعميل الذي لا تنطبق عليه أي قاعدة يتوزع على كل مندوبي المبيعات.

إعدادات المندوب التي تؤثر في التوزيع

تُضبط هذه الإعدادات لكل شخص من الإعدادات ← المستخدمون (راجع المستخدمون والأدوار):

• الحد الأقصى للعملاء المفتوحين: أكبر عدد من العملاء المفتوحين (غير الخاسرين وغير المتعاقدين) يمكن أن يكون مع المندوب، ومن يصل إلى حده يتم تخطيه.
• لغات العملاء: اللغات التي يتعامل بها المندوب. يُفضَّل المندوب الذي يتحدث لغة العميل، وإذا لم يتوفر أحد منهم يذهب العميل لأي مندوب متاح. والمندوب الذي لم تُحدد له لغات يمكن أن يستلم أي عميل.
• متاح: عند إيقافه لا يستلم المندوب عملاء جدداً. ويستطيع المندوب تغييره بنفسه أثناء الإجازة من متاح لاستلام عملاء جدد في ملفه الشخصي.
• نشط: المستخدم غير النشط لا يستلم عملاء أبداً.

المؤقتات: التنبيه وإعادة التعيين والمجمع

يضبطها مدير الشركة من الإعدادات ← الشركة والقواعد في مربع العملاء المحتملون، ثم يضغط حفظ.

الإعداد	القيمة الافتراضية	ماذا يحدث
مهلة أول تواصل (دقيقة)	30	إذا مر هذا العدد من الدقائق على إسناد عميل جديد دون التواصل معه، يصل للمندوب تنبيه يطلب منه الاتصال بالعميل فوراً، ويصل تنبيه لقائد فريقه ولمدير المبيعات. مرة واحدة لكل إسناد.
إعادة التعيين إذا لم يتم التواصل (ساعة)	4	إذا مر هذا العدد من الساعات دون التواصل مع العميل الجديد، ينتقل إلى المندوب التالي حسب القواعد (ولا يعود لنفس المندوب). وإذا لم يتوفر أحد يذهب إلى المجمع، ويصل إشعار للمندوبين. القيمة 0 توقف هذه الخاصية.
الإرجاع للمجمع بعد خمول (يوم)	14	العميل المفتوح (قبل مرحلة محجوز) الذي لم يُسجَّل عليه أي نشاط طوال هذه الأيام وليس له متابعة قادمة يعود إلى المجمع، ويصل إشعار للمندوب. القيمة 0 توقف هذه الخاصية.
توزيع العملاء الجدد تلقائياً	مفعّل	هل يُوزَّع العملاء القادمون من قنواتك تلقائياً أم ينتظرون في المجمع.

يُعتبر أنه تم التواصل مع العميل بمجرد تسجيل مكالمة أو واتساب أو مقابلة أو زيارة موقع أو بريد إلكتروني عليه، أو نقله من مرحلة جديد إلى مرحلة أخرى. وكل إعادة تعيين أو إرجاع للمجمع تُكتب في سجل نشاط العميل.

يفحص النظام هذه المؤقتات كل بضع دقائق، لذلك قد يصل التنبيه أو يتم النقل بعد الموعد بدقائق قليلة.

المجمع

العملاء الذين ليس لهم مندوب ينتظرون في المجمع. ومن صفحة العملاء المحتملون:

• اختر المجمع لعرضهم.
• يضغط المندوب استلام ليأخذ العميل، فيصبح عميله فوراً.
• يستطيع المديرون تحديد عدة عملاء واستخدام تعيين جماعي لإسنادهم إلى مندوب.
• اختيار لم يتم التواصل يعرض العملاء الجدد الذين لم يتواصل معهم أحد بعد.

معلومات مفيدة

• قاعدة واحدة فقط هي التي تقرر: أول قاعدة تنطبق. فإذا كان كل مندوبيها غير متاحين أو وصلوا لحدهم يذهب العميل إلى المجمع، ولا ينتقل إلى القاعدة التالية.
• تغيير القواعد يؤثر في العملاء الجدد فقط، والعملاء المسندون بالفعل يبقون مع مندوبيهم.
• العملاء المضافون عن طريق الاستيراد يأخذون المندوب المحدد في الملف ولا يُوزَّعون تلقائياً.

نصيحة

ضع القواعد الأكثر تحديداً (حملة واحدة أو مشروع واحد) في أرقام الأولوية الأقل، واترك قاعدة عامة (أو بدون قاعدة) لكل ما عدا ذلك.

صفحات ذات صلة

• العملاء المحتملون
• الفرق والأهداف
• المستخدمون والأدوار
• التسويق ومصادر العملاء