بيانات الشركة
تضم صفحة الإعدادات ← الشركة والقواعد بيانات شركتك وشعارها، والقواعد التي ينفذها النظام تلقائياً (متابعة العملاء المحتملين، والحجز المؤقت، والحجوزات، والتذكيرات، وغرامات التأخير)، والمنطقة الزمنية، وطريقة تسجيل الدخول (التحقق بخطوتين، والخروج عند عدم النشاط، وقواعد كلمات المرور). هذه الصفحة متاحة لمسؤولي الشركة فقط.
لفتحها اختر الإعدادات من القائمة ثم الشركة والقواعد. تتكون الصفحة من عدة بطاقات. عدّل ما تحتاجه ثم اضغط حفظ في أسفل الصفحة: زر حفظ واحد يحفظ تغييرات كل البطاقات (باستثناء الشعار، كما هو موضح بالأسفل).
بيانات الشركة
تضم البطاقة الأولى بيانات شركتك:
- الاسم (إلزامي): يظهر داخل النظام، وفي الرسائل ("اسم شركتك via Excelia CRM")، وفي العقود.
- الهاتف.
- العنوان: يُستخدم في العقود (المتغير
). - الرقم الضريبي.
- مفتاح الربط: المفتاح السري الذي تستخدمه نماذج موقعك وExceliaBOT لإرسال العملاء المحتملين إلى النظام. اضغط زر النسخ لنسخه، أو اضغط تغيير لإنشاء مفتاح جديد (انظر التحذير بالأسفل).
وتحت البطاقة تظهر باقتك، وعدد المستخدمين المسموح به، وتاريخ انتهاء الاشتراك.
تغيير مفتاح الربط
بمجرد الضغط على تغيير يتوقف المفتاح القديم عن العمل، ويُرفض أي عميل يصل من نماذج موقعك أو من ExceliaBOT حتى تضع المفتاح الجديد فيهما. راجع التكاملات و API.
شعار الشركة
يظهر الشعار على العروض والإيصالات والعقود، وفي أعلى الرسائل التي يرسلها النظام إلى موظفيك.
- في بطاقة شعار الشركة اضغط رفع الشعار.
- اختر صورة PNG أو JPEG بحد أقصى 2 ميجابايت.
- يُحفظ الشعار فوراً، ولا حاجة للضغط على حفظ.
لإزالته اضغط إزالة الشعار، وعندها تظهر علامة Excelia في الرسائل بدلاً منه.
قواعد العملاء المحتملين
تحدد بطاقة العملاء المحتملون ما يفعله النظام تلقائياً مع العملاء الجدد والمهملين:
- مهلة أول تواصل (دقيقة): إذا لم يتواصل المندوب مع عميل جديد أُسند إليه خلال هذه المدة، يصله تذكير، ويصل تنبيه لقائد فريقه ومدير المبيعات المسؤول عن الفريق.
- إعادة التعيين إذا لم يتم التواصل (ساعة): العميل الجديد الذي لم يتواصل معه أحد خلال هذه المدة يُسند لمندوب آخر (أو يعود للمجمّع). القيمة 0 توقف هذه الخاصية.
- الإرجاع للمجمع بعد خمول (يوم): العميل المفتوح الذي لا يوجد عليه أي نشاط طوال هذه المدة يعود إلى مجمّع العملاء. القيمة 0 توقف هذه الخاصية.
- توزيع العملاء الجدد تلقائياً: عند تفعيله يُوزَّع العملاء الجدد على المندوبين حسب قواعد التوزيع. راجع توزيع العملاء المحتملين.
الحجز المؤقت والحجوزات والتحصيل
تضم بطاقة الحجز المؤقت و EOI · التحصيل القيم الافتراضية للمبيعات والمدفوعات:
- مدة الحجز المؤقت (ساعة): مدة الحجز المؤقت للوحدة إذا لم يحدد المندوب مدة. من 1 إلى 168 ساعة (7 أيام).
- مبلغ الحجز الافتراضي: المبلغ المقترح عند إنشاء حجز.
- سعر الدولار: السعر المستخدم للتحويل بين الجنيه المصري والدولار الأمريكي، مثلاً لعرض أسعار الوحدات بالدولار وللصفقات في المشاريع المسعّرة بالدولار.
- التذكير قبل الاستحقاق (أيام): كم يوماً قبل موعد القسط يُرسل تذكير واتساب للعميل (عند تفعيل إرسال تذكيرات واتساب). القيمة 0 توقف التذكيرات.
- مهلة الغرامة (أيام): عدد أيام التأخير المسموح بها قبل تطبيق غرامة التأخير.
- غرامة التأخير ٪: الغرامة كنسبة من المبلغ المتأخر.
- غرامة تأخير ثابتة: مبلغ ثابت يُضاف فوق النسبة، إن كنت تستخدمه.
- التعثر بعد عدد أقساط متأخرة: بعد هذا العدد من الأقساط المتأخرة تُعلَّم الصفقة كمتعثرة، ويصل تنبيه للمالية ومديري الشركة ومديري المبيعات ومندوب الصفقة. القيمة 0 توقف هذه الخاصية.
- رسوم الشيك المرتجع: الرسوم المحتسبة عند ارتداد شيك.
- إرسال تذكيرات واتساب: عند تفعيله تُرسل للعملاء على واتساب عبر ExceliaBOT تذكيرات الأقساط، وإشعارات التأخير، وإشعارات استلام الدفعات، والشيكات المرتدة (عند ربط ExceliaBOT، راجع التكاملات و API).
- المنطقة الزمنية: تحدد "اليوم" لمواعيد الاستحقاق والغرامات، والسنة في أرقام المستندات. يمكنك الاختيار بين القاهرة والرياض ودبي والكويت وقطر والبحرين وعمّان ولندن وUTC. القيمة الافتراضية Africa/Cairo.
لمعرفة أثر هذه القواعد في العمل اليومي راجع التحصيل والحجز المؤقت و EOI.
أمان تسجيل الدخول
تحمي بطاقة أمان تسجيل الدخول حسابات شركتك:
- اشتراط التحقق بخطوتين لهذه الأدوار: اختر دوراً أو أكثر. يجب على أصحاب هذه الأدوار تفعيل التحقق بخطوتين (رمز من 6 أرقام من تطبيق مصادقة) عند تسجيل الدخول التالي، ولا يمكنهم إيقافه. ويمكن لباقي المستخدمين تفعيله من ملفهم الشخصي. ومن لديه دور خاص بالشركة يُطبَّق عليه الشرط حسب الدور الأساسي المحدد في خانة يُعامل كـ لدوره.
- تسجيل الخروج بعد دقائق عدم النشاط: من لا يستخدم النظام طوال هذه المدة يتم تسجيل خروجه. وقبلها بقليل تظهر له رسالة هل ما زلت هنا؟ مع عدّ تنازلي، ويمكنه اختيار البقاء متصلًا. اختر من 5 إلى 1440 دقيقة، أو 0 لعدم الخروج أبداً (غير مستحسن).
- أقل طول لكلمة المرور: من 8 إلى 64 حرفاً. ويجب أن تحتوي كلمة المرور أيضاً على حروف وأرقام وألا تكون سهلة التخمين.
- طلب كلمة مرور جديدة كل (يوم): من 30 إلى 730 يوماً، أو 0 لعدم الطلب أبداً. عند انتهاء المدة يُطلب من المستخدم اختيار كلمة مرور جديدة عند تسجيل الدخول.
ثم اضغط حفظ في أسفل الصفحة.
القواعد الجديدة وكلمات المرور الحالية
تُطبَّق قواعد كلمات المرور على كلمات المرور الجديدة. ويحتفظ كل مستخدم بكلمة مروره الحالية حتى يغيّرها أو تنتهي صلاحيتها.
معلومات مفيدة
- مسؤولو الشركة فقط يمكنهم تعديل هذه الصفحة، وكل تغيير يُسجَّل في سجل التدقيق.
- إذا فقد أحد الموظفين هاتفه يمكنك إعادة ضبط التحقق بخطوتين له من الإعدادات ← المستخدمون. راجع المستخدمون والأدوار.
- مدد الاحتفاظ بالبيانات الشخصية تُضبط في صفحة منفصلة: راجع الخصوصية وحماية البيانات.
نصيحة
اشترط التحقق بخطوتين على الأقل لدوري مدير الشركة والمالية، فهما يطّلعان على أكثر البيانات حساسية ويستطيعان تعديلها.