البريد الإلكتروني
يرسل Excelia CRM رسائل بريد إلكتروني لموظفي شركتك: الدعوات وروابط كلمات المرور، والتنبيهات الخاصة بالموافقات والمبيعات والمدفوعات، وملخصاً يومياً قصيراً. تتيح صفحة الإعدادات ← البريد الإلكتروني لمسؤولي الشركة التأكد من خروج الرسائل، وإرسال رسالة تجريبية، ومعرفة ما أُرسل ولمن، وإلغاء حظر عنوان بعد ارتداد الرسائل إليه. ويختار كل شخص الرسائل التي تصله من ملفه الشخصي.
الرسائل التي تصل الموظفين
| الرسائل | موضوعها | هل يمكن إيقافها؟ |
|---|---|---|
| الحساب والأمان | الدعوات، استعادة كلمة المرور، تغيير كلمة المرور، إعادة ضبط التحقق بخطوتين، الدخول من جهاز جديد | لا، تُرسل دائماً |
| الموافقات | الطلبات التي تنتظر قرار الشخص، والقرارات على طلباته | نعم، من الملف الشخصي |
| تنبيهات المبيعات والمالية | العملاء الجدد المسندون إليه، دفعات الـ EOI وتوقيع العقود، المدفوعات، الشيكات المرتدة، العمولات | نعم، من الملف الشخصي |
| ملخص يومي (07:00) | متابعات اليوم والمهام المتأخرة والموافقات المنتظرة، ولا يُرسل في الأيام الفارغة | نعم، من الملف الشخصي |
تظهر التنبيهات دائماً داخل النظام أيضاً؛ والملف الشخصي يحدد فقط ما يصل منها بالبريد كذلك.
شكل الرسائل
- تُرسل بلغة كل شخص (خانة اللغة المحددة له في الإعدادات ← المستخدمون).
- اسم المرسل هو "اسم شركتك via Excelia CRM". وعنوان الإرسال واحد لكل الشركات، ويظهر في صفحة الإعدادات ← البريد الإلكتروني بجانب يُرسل من.
- يظهر شعار شركتك في أعلى الرسالة (راجع بيانات الشركة)، وإذا لم يوجد شعار تظهر علامة Excelia.
اختيارات كل شخص
يقرر كل شخص بنفسه. لتغيير اختياراتك:
- اضغط على اسمك في أعلى الشاشة واختر ملفي الشخصي.
- في قسم الرسائل التي تصلني بالبريد فعّل أو أوقف الموافقات وتنبيهات المبيعات والمالية وملخص يومي (07:00).
لا يستطيع المسؤول تغيير هذه الاختيارات للآخرين. راجع ملفك الشخصي.
التأكد من خروج الرسائل
تعرض بطاقة آخر 7 أيام عدد رسائل الأسبوع الماضي حسب الحالة:
- وصلت: قبلها خادم البريد الخاص بالمستلم.
- أُرسلت: أُرسلت وننتظر تقرير الوصول.
- في الانتظار: في قائمة الانتظار وستُرسل حالاً.
- فشلت: تعذّر إرسالها.
- ارتدت: العنوان لا يستقبل الرسائل.
- عنوان محظور: لم تُرسل لأن العنوان محظور (انظر بالأسفل).
- لم تُرسل: لم تُرسل لأن إرسال البريد غير مُعدّ (انظر بالأسفل).
الرسائل التي أوقفها الشخص من ملفه الشخصي لا تُنشأ أصلاً، لذلك لا تظهر هنا.
إذا ظهرت الرسالة البرتقالية إرسال البريد غير مُعدّ على هذا الخادم، تُسجَّل الرسائل بحالة لم تُرسل حتى يتم إعداد الإرسال، وتعمل التنبيهات داخل النظام كالمعتاد. تواصل مع دعم Excelia.
إرسال رسالة تجريبية
- في بطاقة إرسال رسالة تجريبية اترك خانة إلى فارغة لإرسالها إلى بريدك، أو اكتب عنواناً آخر.
- اضغط إرسال.
- تصل الرسالة خلال دقيقة. راجع مجلد الرسائل غير المرغوبة إذا لم تجدها.
البحث عن رسالة مرسلة
تعرض بطاقة الرسائل المرسلة آخر 200 رسالة مع الوقت وإلى والموضوع والحالة والتفاصيل (الخطأ، أو وقت الإرسال أو الوصول).
- اكتب جزءاً من العنوان في خانة بحث للعثور على الرسائل المرسلة لشخص معيّن.
- اختر الحالة لعرض الرسائل الفاشلة فقط مثلاً.
- اضغط زر التحديث لتحديث القائمة.
العناوين المحظورة
بعد ارتداد دائم (مثلاً صندوق بريد غير موجود) أو بلاغ "رسالة مزعجة"، يتوقف النظام عن الإرسال لهذا العنوان حفاظاً على سمعة بريد شركتك. تعرض بطاقة عناوين محظورة الشخص والعنوان والسبب (ارتداد أو بلاغ إزعاج) والتاريخ.
بعد تصحيح العنوان (مثلاً تصحيح بريد الشخص في الإعدادات ← المستخدمون، أو تفريغ صندوق بريده الممتلئ) اضغط إلغاء الحظر.
معلومات مفيدة
- صفحة الإعدادات ← البريد الإلكتروني تظهر لمسؤولي الشركة فقط.
- تُحذف نسخ الرسائل المرسلة بعد المدة المحددة في الإعدادات ← الخصوصية (365 يوماً ما لم تغيّرها). راجع الخصوصية وحماية البيانات.
- الرسائل التي تفشل لسبب مؤقت يُعاد إرسالها تلقائياً.
نصيحة
إذا قال أحدهم "لم تصلني الدعوة"، ابحث عن عنوانه أولاً في الرسائل المرسلة. توضح الحالة إن كانت الرسالة قد وصلت أو ارتدت أو حُظرت، وبعدها يمكنك الضغط على إعادة إرسال الدعوة من الإعدادات ← المستخدمون.