الخصوصية وحماية البيانات
للعملاء المحتملين والعملاء حقوق على بياناتهم الشخصية وفق قانون حماية البيانات الشخصية المصري (القانون 151 لسنة 2020): يحق لهم معرفة ما تحتفظ به شركتك عنهم، وطلب محو بياناتهم، وطلب عدم التواصل معهم. يسجّل Excelia CRM مصدر موافقة كل شخص على التواصل، ويتيح لأي موظف تعليم الشخص بـ عدم التواصل، ويوفر لمسؤولي الشركة صفحة الإعدادات ← الخصوصية للبحث عن شخص وتصدير بياناته ومحوها وتحديد مدد الاحتفاظ بالبيانات.
الموافقة و"عدم التواصل"
في صفحة كل عميل محتمل بطاقة الموافقة على التواصل. توضح مصدر موافقة الشخص (مثل نموذج الموقع أو نموذج إعلان (ميتا، جوجل، تيك توك) أو محادثة واتساب أو زيارة مباشرة أو استيراد Excel أو أضافه موظف) وتاريخها، وهل الشخص يمكن التواصل معه أم معلَّم بـ عدم التواصل.
عندما يطلب شخص عدم التواصل معه:
- افتح صفحة العميل المحتمل.
- في بطاقة الموافقة على التواصل اضغط عدم التواصل.
- اكتب السبب (مثلاً "طلب ذلك هاتفياً في 12 أكتوبر") وأكّد.
من هذه اللحظة لا يرسل ExceliaBOT أي شيء لهذا الشخص، ويختفي زر واتساب، وتصل العلامة إلى التكاملات. ويمكن للمندوب الاتصال بخصوص صفقة قائمة.
يمكن لأي شخص يعمل على العميل تفعيل عدم التواصل. أما إلغاؤه (يمكن التواصل مجددًا) فهو للمديرين (مديرو الشركة ومديرو المبيعات وقادة الفرق)، وفقط إذا طلب الشخص التواصل معه مجدداً: اكتب متى وكيف طلب ذلك.
الرد على طلب من شخص
يمكن لأي شخص أن يطلب معرفة ما تحتفظ به شركتك عنه، أو أن يطلب محو بياناته. يجب الرد خلال يوم عمل، ويقوم بذلك مسؤولو الشركة فقط.
البحث عن الشخص
- افتح الإعدادات ← الخصوصية.
- في قسم طلبات الأشخاص بخصوص بياناتهم اكتب هاتفه أو بريده أو رقم هويته أو اسمه (3 أحرف على الأقل) واضغط بحث.
- يعرض النظام كل عميل محتمل وعميل وجهة اتصال مطابقة، مع الهاتف والبريد والتفاصيل (مثل المرحلة، أو عدد الصفقات، أو علامة عدم التواصل).
- حدّد السجلات التي تخص هذا الشخص.
تصدير بياناته
اضغط تصدير بياناته (JSON). ينزّل النظام ملفاً واحداً فيه كل ما يحتفظ به عن السجلات المحددة (البيانات والأنشطة والصفقات والمدفوعات والرسائل وغيرها)، جاهزاً لتسليمه للشخص.
محو بياناته
- اضغط محو.
- اقرأ التحذير.
- اكتب السبب، مثلاً "طلب وصل بالبريد في 12 أكتوبر".
- اكتب كلمة محو في خانة التأكيد ثم اضغط محو.
تُحذف نهائياً الأسماء وأرقام الهواتف والبريد وأرقام الهوية والملاحظات والرسائل للأشخاص المحددين. ويظهر ملخص بعدد العملاء المحتملين والعملاء الذين تم محوهم وعدد جهات الاتصال المحذوفة.
من لديهم عقود أو مدفوعات
من لديه عقود أو مدفوعات تبقى هذه السجلات الخاصة به، لأن قانون الضرائب والعقود يتطلبها، حتى انتهاء مدة الاحتفاظ بعد انتهاء صفقاته. وتُمحى بيانات التسويق الخاصة به فوراً ولن يتم التواصل معه مجدداً.
مدة الاحتفاظ بالبيانات
تحدد بطاقة مدة الاحتفاظ بالبيانات مدد الاحتفاظ في شركتك. كل ليلة في الساعة 02:30 تُجهَّل البيانات الأقدم (يبقى السجل للتقارير دون ما يدل على الشخص) أو تُحذف.
| الإعداد | ما يحدث | المسموح |
|---|---|---|
| العملاء المحتملون الضائعون أو غير النشطين (بلا صفقة) | يُجهَّلون بعد هذا العدد من الأشهر دون أي نشاط | 6–120 شهراً (24 افتراضياً) |
| العملاء بعد انتهاء صفقاتهم | يُجهَّلون بعد هذا العدد من السنوات من انتهاء كل صفقاتهم (إلغاء أو فسخ أو تسليم مع سداد كامل)، مع نص عقودهم ومستنداتهم | 5–15 سنة (5 افتراضياً) |
| نسخ الرسائل المرسلة (بريد وواتساب) والتنبيهات | تُحذف بعد هذا العدد من الأيام | 30–3650 يوماً (365 افتراضياً) |
| سجلات تسجيل الدخول | تُحذف بعد هذا العدد من الأيام | 30–3650 يوماً (365 افتراضياً) |
| سجل التدقيق | تُحذف السجلات بعد هذا العدد من السنوات | 1–10 سنوات (5 افتراضياً) |
- غيّر الأرقام التي تحتاجها.
- اضغط حفظ.
- اختياري: اضغط تشغيل الآن لتطبيق المدد فوراً بدلاً من انتظار الليل.
تحت البطاقة يظهر وقت آخر تشغيل، وعدد العملاء المحتملين والعملاء الذين تم تجهيلهم، وعدد نسخ الرسائل وسجلات التدقيق التي حُذفت.
سجل الطلبات
يعرض سجل الطلبات كل تصدير ومحو: التاريخ، ونوع الطلب (تصدير أو محو)، ومن قام به، والسبب، والنتيجة (أعداد فقط). ولا يعرض أبداً بيانات الشخص، لذلك يمكن عرضه على المراجعين.
معلومات مفيدة
- تبقى المبالغ والوحدات والمراحل بعد التجهيل، فتظل أرقام التقارير صحيحة.
- يظهر على صفحة العميل المحتمل الذي تم محوه رسالة تم المحو مع التاريخ.
- يجب الاحتفاظ بسجلات العملاء 5 سنوات على الأقل بعد انتهاء صفقاتهم، من أجل سجلات الضرائب والعقود.
- كل عملية محو وكل تشغيل ليلي يُسجَّل أيضاً في سجل التدقيق.
نصيحة
اكتب السبب مختصراً وواضحاً: متى وصل الطلب وكيف (بريد، هاتف، خطاب). فهو دليلك على أنك رددت في الوقت المناسب.